Informe:
Desde a implantação do projeto Google Workspace (antes conhecido como GSuite), em 2019, quando da migração dos e-mails @unifesp.br da infraestrutura própria da Unifesp para a plataforma em nuvem do Google, todos as contas institucionais passaram a ter espaço de armazenamento ilimitado, tanto para e-mails quanto para arquivos, documentos, fotos e etc.
Inicialmente, o Google informou a todas as universidades aderentes ao projeto, incluindo a UNIFESP, que este recurso de armazenamento ilimitado seria mantido por tempo indeterminado, contudo, houve uma mudança por parte do Google e este recurso só está garantido até o final de 2023, quando passará a existir um limite de uso por instituição.
Visando minimizar ao máximo os possíveis problemas que esta limitação trará à nossa comunidade, a Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) vem implementando novos sistemas de monitoramento de espaço para adequar a Universidade às novas imposições que serão aplicadas pelo Google.
Diante do exposto, foi publicada a Resolução CETIC nº 01/2022, definindo as limitações que deverão ser aplicadas aos usuários. A regra limita em 5GB o espaço de armazenamento para os usuários, podendo chegar a 15GB mediante justificativa.:
Para se adequar aos novos limites, recomenda-se analisar o consumo atual e excluir do drive os arquivos desnecessários. Para isso, podem ser seguidas as seguintes etapas (necessário estar autenticado com sua conta institucional):
- Confirmar a quantidade de armazenamento que utiliza, acessando https://drive.google.com/settings/storage
- Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários, acessando https://drive.google.com/drive/quota
O prazo final de adequação de todos os usuários é até março de 2023. Depois desse prazo serão aplicadas sanções até que haja a adequação do volume de armazenamento.
Vale lembrar que o serviço de armazenamento é destinado à fins educacionais. Recomendamos que os usuários iniciem a adequação às novas cotas de armazenamento antes do prazo informado, visando não ficar impedido de realizar o armazenamento de novos arquivos e/ou de receber novos e-mails.
A Unifesp tem buscado alternativas junto ao MEC e outras entidades para que seja revista essa política, concomitante buscando outras soluções, portanto, a normativa pode ser revista a qualquer momento.
📌Documentos:
Resolução CETIC nº 01/2022: https://sei.unifesp.br/sei/publicacoes/controlador_publicacoes.php?acao=publicacao_visualizar&id_documento=1418382&id_orgao_publicacao=0
Dicas:
- Tenha o hábito de apagar mensagens de e-mail e arquivos que você não precisa mais;
- Evite anexar arquivos grandes em mensagens de e-mail, em vez disso, use o FileSender@RNP
- Evite armazenar vídeos na sua conta, prefira o eduPlay@RNP ou YouTube;
- Evite armazenar fotos, músicas e conteúdo multimídia;
- Utilize somente para fins institucionais (evite usar para assuntos pessoais);
Dúvidas:
Em caso de dúvidas procure a SuaUnifesp: https://atendimento.unifesp.br
Perguntas Frequentes:
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O que significa “armazenamento em pool” no Google Workspace for Education? O que é contabilizado nesse tipo de armazenamento?
O armazenamento em pool é o armazenamento total compartilhado por todos usuários (contas de e-mail) na conta Google Workspace da Unifesp. São contabilizados no armazenamento, sem limitação, os arquivos do Google Drive, Gmail e Google Fotos.
Para saber mais acesse o artigo do suporte Google: https://support.google.com/a/answer/9214707
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O que acontece quando o limite de armazenamento de um usuário ou do domínio é excedido no Google Workspace for Education?
Os usuários que ultrapassarem a cota de armazenamento podem fazer login na conta no período estabelecido pela política da Unifesp para efetuar a limpeza ou migração dos seus dados. Após o prazo, a conta poderá ser suspensa/bloqueada.
- Não é possível fazer upload de novos arquivos ou imagens para o Google Drive.
- Não é possível fazer backup de fotos e vídeos no Google Fotos.
- Também não é possível criar arquivos em apps de conteúdo colaborativo, como Documentos, Planilhas, Apresentações, Desenhos, Formulários e Jamboard. Até a redução do uso do armazenamento, ninguém pode editar nem copiar os arquivos afetados, nem enviar formulários que pertençam ao usuário.
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O que acontece com o Google Sala de Aula quando o limite de armazenamento de um usuário ou o total do domínio é excedido?
- Não será possível criar atividades com novos arquivos que ainda não foram enviados ou criados.
- Os docentes não poderão exportar notas para o Planilhas Google.
- Os estudantes não poderão enviar atividades com arquivos anexos.
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O que devo fazer se minha conta exceder a cota de armazenamento no Google Workspace for Education?
Deverá migrar os arquivos para outra plataforma ou excluir arquivos desnecessários.
- Para pesquisar e excluir e-mails grandes ou desnecessários, siga as instruções do Gmail em Gerenciar arquivos no armazenamento do Google Drive.
- Se precisar salvaguardar (realizar backup) arquivos que excedam o limite de armazenamento da conta escolar, exporte um arquivo com seus dados do Drive, Gmail e Fotos usando o Google Takeout. Em seguida, exclua arquivos, mensagens e anexos desnecessários e esvazie a lixeira para liberar espaço de armazenamento. Saiba como fazer o download dos seus dados em um arquivo.
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Como saber quanto do espaço de armazenamento da minha cota estou utilizando?
Logado na conta de e-mail institucional que deseja verificar o armazenamento, acesse: https://drive.google.com/drive/quota
- E se eu precisar de espaço de armazenamento no Google Drive superior à cota definida?
Entre em contato com o SuaUnifesp e justifique o pedido. Acesse https://atendimento.unifesp.br
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Posso migrar dados do Drive para outras plataformas?
Sim. Poderá utilizar a ferramenta Google Takeout (https://takeout.google.com/settings/takeout) para realizar essa tarefa. Saiba mais nesse artigo do suporte do Google: https://support.google.com/accounts/answer/3024190
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Qual uso deve ser feito desses espaços de armazenamento?
O principal objetivo dos espaços de armazenamento é armazenar e compartilhar de arquivos sensíveis ou importantes para o exercício das atividades de trabalho da universidade, sendo vedada a utilização desses espaços para fins diferentes daqueles relacionados às suas atribuições na instituição. Além disso, é proibida as seguintes práticas:
- O armazenamento de arquivos maliciosos, que possam comprometer a segurança da informação.
- O armazenamento de arquivos contendo qualquer informação, dado ou material que viole a legislação federal, estadual ou municipal em vigor, bem como contrarie qualquer legislação (normas e resoluções internas) da Unifesp.
- O armazenamento de arquivos protegidos por direitos de propriedade intelectual de terceiros.
- Demais utilizações que estejam em desacordo com a legislação vigente, assim como utilizações que possam comprometer as políticas da Unifesp.